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Les gains rapides à faire en automatisation du travail pour bien repartir en 2023

Voici un principe de comptabilité assez connu: l’augmentation du profit passe par la multiplication des revenus, moins les dépenses encourus. De toute évidence, on cherchera donc à faire croître ce ratio en augmentant le premier et diminuant le deuxième. En d’autres termes, faire en sorte que chaque dollars investi en temps ou en marketing devrait permettre de générer un gain pour l’entreprise.

Ce défi n’est pas une mince affaire. Comment faire en sorte que mon entreprise crée de la valeur pour chaque action posée? Du point de vue du gestionnaire, la clé de cette réussite réside certainement dans sa capacité à faire augmenter l’efficience de son organisation, c’est-à-dire l’optimisation des ressources utilisées visant l’obtention d’un résultat optimal. Facile! Plus ou moins. D’un point de vue marketing comme administratif, ce gain d’efficacité notamment dans la réalisation des tâches de gestion est souvent la conséquence d’une restructuration de ses processus de gestion ce qui implique un changement dans nos méthodes de travail. Il faut savoir que la réticence au changement est le facteur numéro un des raisons pour lesquelles la plupart des entreprises québécoises traîne de la patte en terme de transformation numérique selon les résultats d’un des derniers sondages de la firme Raymond Chabot Grant Thornton.

Heureusement, beaucoup de ressources sont à la disposition des entrepreneurs pour parvenir à emboîter le pas vers l’amélioration de leur processus. Que ce soit l’offre abondante d’applications qui permettent d’automatiser un grand nombre de tâches, la panoplie de subventions gouvernementales telles que le Programme canadien d’adoption du numérique (PCAN) ou encore l’accompagnement à la transformation numérique par une agence spécialisée comme UPentreprise, tout est en place pour permettre aux entreprise d’entreprendre leur virage numérique.

Pourquoi donc mettre autant d’énergie à faire adopter le numérique au sein des entreprises? Si vous n’êtes toujours pas convaincu par les avantages que proposent l’utilisation d’outils numériques, je vous invite à analyser la liste de vos tâches quotidiennes et voir à quel point certaines d’entre elles sont répétitives et peu valorisantes. Qu’on parle de comptabilité, de marketing ou de production, chaque aspect de la gestion d’une entreprise possède son lot de tâches redondantes. Bien qu’elles soient immuables au bon fonctionnement de l’entreprise, elles peuvent facilement être exécutées de façon automatique, et à court terme, cela représente des économies de temps et d’argent. L’atteinte d’une plus grande efficacité au travail est essentiellement ce que vous proposent tous ces logiciels de gestion.

L’automatisation des tâches comptables au service de nos décisions d’affaires.

Si vous êtes comme moi, vous trouverez que la comptabilité n’est pas l’aspect le plus exaltant de votre entreprise. On peut en effet parfois avoir de la difficulté à se retrouver dans nos chiffres ou bien ne pas trop savoir quelles conclusions tirer de nos observations. Sachez toutefois que si vous avez recours à un logiciel de comptabilité, c’est beaucoup moins prenant!

En effet, il n’y a que des avantages à opter pour un logiciel de gestion comptable en ligne. Que ce soit Quickbooks, Xero ou Freshbooks, pour ne nommer que les plus populaires, ils nous permettent de garder un œil sur la santé financière de notre entreprise. Avec l’aide de graphiques comparatifs et de ratios de performance, c’est beaucoup plus facile de prendre des décisions d’affaires à court terme. Par exemple, chaque mois, vous avez une récurrence de décaissements pour faire rouler l’entreprise (salaires, loyer, etc.). En sachant la sommes des dépenses courantes vous pourrez alors établir votre seuil de rentabilité minimal. Avoir instantanément et à portée de main l’ensemble de ses données comptables illustre en grande partie le fait qu’avec l’utilisation d’un logiciel en ligne, on s’ouvre à un monde de possibilités.

Réduire ses dépenses par l’automatisation de ses opérations d’entreprise.

L’administration de son entreprise est probablement ce qui est le moins rentable parmi toute la sphère d’activités qu’elle requiert. Créer une facture, faire sa réconciliation bancaire, mettre à jour sa base de données client sont toutes des tâches qui sont nécessaires pour faire tourner les affaires mais qui demandent du temps et quand on gère qu’avec quelques personnes une petite entreprise, ce temps nous est précieux. L’adoption d’outils numériques vous aidera certainement à réduire l’énergie que vous devez y consacrer. Je vous propose donc de survoler quelques tâches qui peuvent être automatisées pour vous faire diminuer vos dépenses.

Pour les dimensions de planification de projet et de production, où l’on souhaite réduire le temps consacré à l’ouverture, les opérations et la livraison du projet:

  • Un projet modèle s’ouvre dans votre gestionnaire de projet quand un contrat est accepté;
  • Les personnes qui doivent être avisées du projet sont notifiées;
  • Le budget associé au projet permet de plafonner les dépenses de production de celui-ci;
  • Chaque tâche est assignée à la personne responsable et les échéances apparaissent dans le calendrier de production de tous;
  • Le temps de production est associé à des tâches spécifiques;
  • Les données de production sont transférés vers le logiciel comptable;
  • Et plusieurs autres automatisations;

Pour les dimensions de comptabilité et de finance, où l’on souhaite avoir des données en temps réel sans avoir à intervenir manuellement:

  • Les dépenses de production et le taux horaire des employés sont considérés dans le calcul de la rentabilité;
  • Les payables et les recevables se réconcilient automatiquement dans le bon poste;
  • Des factures se génèrent automatiquement pour les activités de mon entreprise;
  • Le lien de paiement est inséré dans l’envoi de la facture;
  • Des rappels de paiement sont envoyés automatiquement aux clients qui ont leur paiement en retard;
  • Et plusieurs autres automatisations;

La mise-en-place de ces automatisations de tâches réduira le temps d’intervention, la fréquence d’erreurs ou d’oublies ce qui résultera certainement en des gains d’efficacité. Vous pouvez facilement entamer ces démarches vous-même ou faire appel à un de nos consultants en transformation numérique qui saura optimiser la gestion de votre entreprise.

Faire croître ses revenus grâce à de la communication marketing plus personnalisée

Connaissez-vous le capital de marque? Ce terme se traduit par l’ensemble des attitudes et comportements de consommateurs associés à une marque. En d’autres mots, c’est la valeur perçue de nos produits et services par les consommateurs. Augmenter son capital de marque signifie répondre plus adéquatement aux attentes des clients et plus précisément à leurs besoins. Comme toute campagne publicitaire commence par une promesse, il faut être en mesure de la concrétiser. Pour ce faire, l’adoption de bonnes pratiques en termes de communication et de rétention de la clientèle constituent la norme. Il existe d’innombrables outils en ligne qui nous permettent d’augmenter notre retour sur investissement en termes d’effort de mise en marché . Voici quelques exemples d’automatisations qui amèneront votre entreprise à un niveau supérieur.

Pour les dimensions de ventes et marketing, où on souhaite avoir un portrait précis de notre clientèle et de son comportement vis-à-vis notre proposition:

  • Les différentes tactiques de conversion sont comptabilisés et analysés;
  • Les visiteurs de mon site Web sont segmentés selon différentes dimensions comportementales;
  • La capture d’informations d’un contact se transpose dans une base de données (CRM);
  • Un nouveau prospect reçoit des courriels marketings personnalisé;
  • Un client qui abandonne le processus d’achat est relancé avec une offre personnalisée;
  • Une proposition de services personnalisée se crée avec les informations du prospect;
  • Et beaucoup d’autres automatisations;

Pour la dimension de relations clients, où l’on souhaite offrir un service irréprochable pour bâtir la confiance et l’entretenir au fil du temps:

  • Toutes les interactions d’un client avec l’entreprise alimentent sa fiche d’informations;
  • L’appel téléphonique d’un client ouvre la fiche d’informations à l’écran;
  • L’information d’un client se synchronise dans tous les logiciels
  • Le client est étiqueté selon ses préférences d’achat;
  • Un courriel de demande d’avis est envoyé suivant une interaction quelconque avec l’entreprise;
  • Et beaucoup d’autres possibilités;

Globalement, l’automatisation de l’aspect marketing de l’entreprise vise d’abord à mieux connaître sa clientèle pour ensuite répondre plus adéquatement à celle-ci. Il n’est pas nécessaire qu’elle fasse déjà partie de votre base de données pour pouvoir jouir des avantages de l’automatisation mais une bonne connaissance de votre cible aura pour effet de maximiser les retombées de vos efforts de ventes.

La plupart des opérations mentionnées plus haut sont effectuées à même le logiciel qui les prend en charge. Toutefois, il se peut que vous ayez recours aux services de plusieurs logiciels pour répondre à différents besoins au sein de votre entreprise. Dans un tel cas, l’échange d’information entre ceux-ci est élémentaire pour ne pas se créer des tâches redondantes d’entrée de données.

Heureusement, la synchronisation de l’information entre logiciels infonuagiques se fait assez bien et souvent de façon native. Toutefois, lorsqu’une application n’est pas proposée, on doit faire appel à un connecteur de logiciel comme Zapier ou Make. Ceux-ci ont pour but de permettre l’échange de données entre des logiciels en ligne. Il suffit de choisir quelles informations l’on souhaite échanger entre les bases de données pour ensuite activer l’automatisation. C’est une méthode plus complexe mais tout de même accessible pour les néophytes de l’automatisation. Si toutefois vous souhaitez déléguer ce travail, contactez notre équipe d’experts chez UPentreprise. Il nous fera plaisir de vous accompagner à ce niveau.

La transformation numérique de votre entreprise passe par la gestion numérique de ses données.

En sommes, ce qu’il faut retenir de la transformation numérique en entreprise est qu’elle permet désormais de faire voyager l’information facilement entre ses différents «départements» en réduisant du même coup le risque d’erreur et de redondance. La gestion d’une entreprise ne peut qu’en bénéficier. Le transfert d’information signifie désormais un transfert de données plus malléables et plus fluides. La gestion des données doit donc être le porte-étendard de la numérisation de son entreprise. Elle doit permettre de prendre de meilleures décisions d’affaires grâce aux connaissances qu’elle génère. Que ce soit d’un point de vue comptable ou marketing, la donnée numérique représente le pétrole du 21e siècle, phrase qui a été entendue souvent mais qui résume bien la raison pour laquelle les PME doivent prendre le virage numérique rapidement.

Si vous aimeriez discuter avec moi ou parcourir les différents plans de transformation numérique que nous vous proposons, je vous invite à vous diriger vers notre page de service dédié à l’automatisation pour prendre rendez-vous avec moi. Il me fera plaisir de discuter de vos besoins!

Notre entreprise en bref

UPentreprise conseille et donne aux petites entreprises les moyens d'optimiser leur processus ainsi que de mettre en marché, vendre et servir leur clientèle par la transformation numérique en les dotant de meilleurs outils pour soutenir leur croissance. Notre organisation se différencie grâce à ses diagnostics numériques, ses tableaux de bord clients et une méthodologie de développement continue inspirée de l’AGILE. Elle se développe à Joliette pour des clients Canadiens grâce à une équipe-conseil offrant un service d’accompagnement sur mesure aux réalités des entreprises clientes.
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